Существует тенденция считать многозадачность полезной и даже совершенно необходимой способностью сотрудников, повышающей их продуктивность. Это мнение становится признанной нормой в бизнесе. Все было бы хорошо, однако, многозадачность на самом деле приводит к снижению производительности труда и снижает моральный дух в коллективе.
Вот, к примеру требования к вакантной должности медицинского координатора крупного страховщика, найденное по запросу «многозадачность»: «Продемонстрируйте свои многозадачные навыки!»
Уроки закона Литтла
Теория массового обслуживания приводит к фундаментальной теореме, называется Закон Литтла: для системы массового обслуживания в стационарном состоянии, средняя длина очереди L эквивалентна средней скорости прибытия λ, умноженной на среднее время ожидания W:
L = λW
Иными словами, время выполнения заказа T равняется объему незавершенного производства WIP, деленному на скорость выполнения заказа CT:
T = (WIP / СТ)
Например, вы размещаете заказ на заводе по производству деталей. Они могут изготавливать по 100 штук в день — это скорость изготовления заказа CT. Сейчас у них в работе имеется 500 недоделанных деталей (WIP). Значит, они смогут приступить к вашему заказу только через 5 дней.
Таким образом, понятно, что уменьшив объем незавершенного производства до 300 деталей, завод смог бы приступить к вашему заказу уже через 3 дня, сократив время выполнения текущего заказа (и увеличив свою пропускную способность). Или, увеличив скорость изготовления до 200 штук в день (сократив длительность производственного цикла), они смогли бы приступить к вашему заказу через 2,5 дня. Если же завод смог бы одновременно сократить и незавершенку, и увеличить скорость, они завершили бы свой заказ всего за 1,5 дня.
Параллельные проекты породили «многозадачников» по типу многопоточных вычислительных сетей. Но, в отличие от машин, люди хуже справляются с завершением многопоточных процессов. Конечным результатом является то, что проекты не завершаются в срок, времени не хватает, заявки продолжают накапливаться. Похоже на незавершенное производство, описанное выше, не правда ли? Таким образом, используя закон Литтла, если количество параллельных проектов растет, пропускная способность уменьшается.
Мы начинаем одновременно несколько проектов, но завершаем лишь некоторые из них. Количество незавершенных работ растет, время цикла в конечном итоге удлиняется, и мы становимся менее продуктивны.
При многозадачности возврат к старой задаче требует определенного времени на восстановление в памяти ее подробностей. Эту ситуацию хорошо иллюстрирует кривая обучаемости (или кривая обучения). Иногда частые переключения могут привести к путанице, снижению морального духа и появлению тревоги для некоторых людей. Такую многозадачность принято называть «вредной». Если для возобновления работы над проектом требуется много времени и много усилий, это представляет значительный риск не завершить проект в установленные сроки.
Предлагаемое решение
Конечно, невозможно всегда делать только одну вещь в одно время — хотя в некоторых отраслях промышленности это является идеальным и необходимым. В некоторых случаях требуется, чтобы мы делали некоторые вещи одновременно. В Теории ограничений имеется простое и понятное решение по управлению проектами, основанное на здравом смысле. Это метод называется методом Критической цепи. Это четкое планирование каждого этапа проекта, использование временного буфера проекта и цветовой индикации хода выполнения проекта. Метод Критической цепи позволяет не только предотвращать задержки, но и получать преимущества от раннего завершения отдельных этапов. Здравый смысл, но, к сожалению, пока еще не общепринятая практика.
Заключение
«Вредная» многозадачность приводит к увеличению незавершенного производства, удлинению производственного цикла, что вызывает снижение пропускной способности и производительности. Все это негативно сказывается на моральном духе компании. Однако решение имеется, оно простое и не требует затрат. Узнайте больше о методе Критической цепи.
