Бывает, что после очередного вашего письма клиенты становятся недовольными, отношения осложняются, вплоть до отказа от работы. А все потому, что было отправлено некорректное письмо. Дабы избежать подобных ситуация, достаточно помнить несколько правил написания и отправления писем. О них мы сейчас и расскажем.
Успокойтесь
Никогда не пишите письма на взводе. Письмо, созданное в таком состоянии, всегда несет негатив. Вы используете в нем негативные выражения, пусть и не специально. В итоге, зачастую, отправители жалеют о подобных письмах и долго извиняются за их отправку, пытаясь сгладить ситуацию. Но удается это далеко не всегда.
Удалите все лишнее
Внимательно прочитайте письмо от и до 3 раза. Удалите из него всю переписку с вашими менеджерами, где вы обсуждаете ситуацию с клиентом. Ведь вы не хотите, чтобы клиент из попавшей в письмо внутренней документации узнал, что вы с менеджером о нем думаете и как называете за глаза. Как правило, когда подобная нелицеприятная переписка попадает к клиенту, дальнейшее сотрудничество рискует оказаться под вопросом.
Нежелательная рассылка
Далеко не все клиенты рады, когда вы рассылаете им свои новости. Сообщаете об акциях, каких-то внутренних переменах в компании. Поэтому, если уж вы и делаете такую рассылку, то обязательно предусмотрите кнопку «Отписаться от рассылки».
И важно, чтобы она работала. Так как бывает, что при нажатии на подобную кнопку, отписаться не получается. Надо ли говорить, что негатив в вашу сторону после этого только растет.
Плохие новости
Если у вас есть для клиента плохие новости, например, срыв сроков поставки или увеличение цены, то не сообщайте о них по почте. Позвоните. Лично сообщите о проблеме. Выслушайте человека внимательно и извинитесь перед ним. Отправка таких новостей почтой — трусость и не приводит ни к чему хорошему.
Пустая трата времени
Любое сообщение вашим клиентам, тема которого звучит примерно так: «Думаем, что это может вас заинтересовать» — пустая трата времени. Не засоряйте почту ваших партнеров и клиентов, если до конца не уверены, что эта информация будет им полезна.
На этом все. Соблюдайте эти простые правила и почтовая переписка никогда не приведет к осложнению отношений с клиентами.
Сергей Семенов, по материалам журнала Inc.
