Время экономить: как сократить затраты на документооборот?

Расходы на документооборот связаны со множеством непроизводственных проблем. Например, анализ эффективности работы показал, что:

– половина звонков сотрудников в службу поддержки связаны с проблемами печати;

– расход ресурсов повышается до 30% из-за неэффективной организации инфраструктуры печати и документооборота;

– компании могут иметь до 10 раз больше устройств, чем им требуется;

– более 60% компаний не занимаются постоянным мониторингом расходов на helpdesk и тех. поддержку;

– в целом, траты на печать входят в пятерку главных статей расхода компании.

Работа с документами – едва ли не основное занятие любого офисного сотрудника. Содержание и обслуживание офисных печатных центров – настоящая головная боль начальства и IT-отдела. И это не единственная проблема. Содержание и обслуживание – платные услуги, и в среднем на печать уходит от 2% до 5% чистой прибыли компании.

Так, возможно ли, наладить эффективный документооборот в отдельно взятом офисе с минимальными расходами компании и без перегрузки для ИТ-отдела? Как построить экономичную систему печати? Как существенно сократить расходы на работу с документами?

Статистика, отражающая КПД сотрудников, выявила:

– до 40% рабочего времени уходит на поиск информации, связанной с документооборотом;

– сотрудники тратят в среднем около 150 ч/год на поиск неправильно архивированных документов;

– 5% документов теряются;

– для восстановления утерянного документа необходимо более суток;

– 24% напечатанных документов остаются невостребованными в лотке устройства.

На эти вопросы с успехом отвечает японский производитель KYOCERA Document Solutions. Корпорация предлагает универсальное решение – в результате масштабного анализа всех сфер документооборота компании, машины и программное обеспечение индивидуально настраиваются под любые нужды пользователя и образуют собой «Систему управления документооборотом» (Managed Document Services; MDS). Это профессиональная услуга для оптимизации всего процесса работы с документами, позволяющая сократить расходы на треть. Что она собой представляет?

Комплекс MDS – гибкая система оптимизации, которая поможет компании любого профиля и размера снизить расходы на документооборот. В данной системе пять основных фаз: анализ имеющегося документооборота, создание проекта по оптимизации, внедрение данного проекта, контроль его эффективности и сама дальнейшая оптимизация. Одновременно Система Управления Документооборотом MDS – это комплекс программ и приложений для управления документооборотом и, конечно, машины – принтеры и МФУ, их сервис.

Все компании, внедрившие у себя решения MDS от KYOCERA Document Solutions, добились существенного сокращения расходов на печать.

В России одни из «пионеров» – ювелирная компания АДАМАС, страховая группа МСК и ДИТ г. Москвы.

В мировой практике MDS внедрено у таких гигантов, как, например, HONDA и DELOITTE, и успешно используется в настоящее время.

Программы и утилиты

Кроме создания и внедрения проекта оптимизации, KYOCERA Document Solutions предлагает универсальное ПО для работы с документами. Это арсенал простых программ для всех: специализированные утилиты для IT-отдела, набор ПО для пользователей с разным уровнем доступа и разнообразные опции для хранения и обработки документов.

Программы для IT-отдела в основном предназначены для мониторинга работы устройств и оперативного решения проблем. В зависимости от потребностей клиента предлагаются также разные варианты программ.

Обновление парка принтеров и МФУ

Оптимизация офисной техники – важный компонент MDS. Часто там, где стоят четыре МФУ, достаточно двух с правильно распределенной нагрузкой. Местоположение в офисе и доступность также принимается во внимание. Оптимизация позволяет точно выяснить, сколько устройств нужно и где они должны быть расположены. Важно отметить, что тот парк МФУ, которым вы пользуетесь, менять необязательно. Можно со временем перейти на устройства KYOCERA Document Solutions, просто потому что содержать МФУ с высокой стоимостью одного отпечатка невыгодно. В среднем у устройств KYOCERA максимальная стоимость отпечатка в два раза ниже, чем у аналогичных моделей других брендов. Это касается и ч/б и цветной печати. Но принудительного перехода на парк «родного» МФУ не требуется, если вы хотите просто пользоваться решениями MDS от KYOCERA Document Solutions.

Какие проблемы решает система MDS?

KYOCERA Document Solutions с 2007 года предлагает целый набор индивидуальных решений по работе с документами, подходящих конкретному клиенту, и успешно работает с множеством компаний по всему миру. Большинство клиентов внимательно считают свои деньги и прикладывают максимум усилий к урезанию расходов. Решения MDS стали простым эффективным инструментом для сокращения затрат на работу с бумагами, оптимизацию работы ИТ-отделов и предоставления достойного уровня сервисной поддержки документооборота.

MDS от KYOCERA Document Solutions – будущее документооборота, и это будущее – уже в России.