CCBot/2.0 (http://commoncrawl.org/faq/)
Главная   Информационные статьи   Оборудование   Обзор систем автоучета для общепита

Обзор автоматизированных систем учета для общепита

Добавлено: 16.05.2013

Обзор систем автоучета для общепита

Использование программ учета в общепите – это острая необходимость. Внедрение специального программного обеспечения в заведение общественного питания позволяет увеличить прибыль примерно на 30%. При этом период окупаемости программ для калькуляции общепита редко превышает три месяца. Следует понимать, что предприятия общественного питания могут различаться по целому ряду параметров. Размер здания, часы работы, концепция, перечень услуг – все это нужно учитывать.

В заведении постоянно происходит разнонаправленное движение денег и продуктов. Очень важно отслеживать это движение с помощью системы контроля и учета. Автоматизация поможет свести дебет с кредитом, и понять, сколько ваше заведение зарабатывает или теряет. Она позволит эффективно управлять бизнесом, ускорить процесс обслуживания и уменьшить возможности злоупотреблений со стороны персонала (в первую очередь воровства).

Как работают эти системы?

Для эффективной работы необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.

Как это делалось раньше? Для каждого объекта заводилась отдельная карточка. В результате их набиралось несколько сотен. Чтобы составить элементарный отчет, нужно было все перебрать и произвести огромное число арифметических операций. Понятно, что бухгалтеры считали такую работу каторгой. Но еще сложнее – контролировать работу кухни. Даже при применении самого простого способа – сличения фактических остатков товара на каждом участке с расчетными, необходимо было высчитывать количество использованных продуктов.

Но и это еще не все. Для оперативного управления обязателен и учет денег. Чтобы определить прибыльность предприятия, найти слабые места в ведении хозяйства, нужно знать затраты на производство, частью которых являются затраты на покупку сырья. Согласитесь, что производить подобные расчеты на калькуляторе более чем затруднительно. 

Сегодня во многом успех определяют отличный сервис и оперативная работа персонала. Сочетание скорости и качества стало реальным благодаря возможностям автоматизации. Для успешной работы владельцу необходимо четко представлять себе, кто является завсегдатаем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели пик посещений, а когда – затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое. Осуществлять анализ деятельности ресторана по такому количеству параметров вручную практически невозможно. Кроме того, остро стоят вопросы бухгалтерского и оперативного учета реализации и изготовления блюд. Учет приготовления блюд и их реализации необходим во всех предприятиях общественного питания: и в ресторанах, и в точках быстрого питания, и в столовых, и в кафетериях, и в буфетах, в барах, кулинариях. 

В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием нескольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.

Автоматизация позволяет вести складской учет и между подразделениями заведения общепита. В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся и электронные копии рецептов, и история их изменений. Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы кухни.

Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость. Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически – для этого кассу и складской компьютер надо связать в единую сеть. В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) заводятся официантами и кассирами.

В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд, и строится вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т. д. Так проводится аналитический учет. Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется свой, синтетический учет денежных сумм. 

На основе данных о движении товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода заносятся фактические остатки, и после этой несложной операции тотчас появляется результат: количество и сумма «излишков» и «недостач».

Плюсы и минусы

Сейчас в большинстве заведений общественного питания все системы ведения учета автоматизированы. Тем не менее, проблема выбора конкретного поставщика систем автоматизации есть и у действующих представителей бизнеса, и у новичков. С многочисленными системами контроля в общепите сложилась непростая ситуация. Вроде бы поставщиков такого оборудования много, а довольных клиентов мало.

Сейчас на рынке программных продуктов представлено около 20 систем автоматизации учета и контроля. Несколько российских разработчиков занимают лидирующие позиции на этом рынке. Среди них наиболее известен программный продукт R-Keeper, разработанный компанией UCS. Эта компания раньше других предложила свою систему автоматизации ресторана. Она более дешевая, чем западные, и адаптирована к российским условиям ведения бизнеса.

Расценки и уровень качества систем автоматизации крайне неоднородны. Есть относительно недорогие системы, есть и очень дорогие, рассчитанные на работу целой сети заведений. Существуют и такие системы автоматизации, которые, несмотря на свою высокую стоимость, мало на что способны.

Это в основном происходит потому, что программы разрабатывают специалисты, которые на практике не изучали особенности этого вида бизнеса. Программистом создается некий алгоритм, который призван в совершенстве автоматизировать все процессы. Но, если для программиста всегда 2+2=4, то в общепите это не всегда так. Поэтому автоматизация должна происходить при помощи не только функциональной, но и гибкой системы. Это одно из важных требований при её выборе.

Еще одна проблема систем автоматизации – это проблема сервиса. Больше всего от неё страдают одиночные точки или небольшие сети, обладающие скромным бюджетом. Как правило, начинающие предприниматели выбирают известные системы, которые широко представлены на рынке. При этом они мало задумываются о том, с какими проблемами сервиса со стороны копаний-поставщиков им придется столкнуться. Ведь крупным поставщикам систем автоматизации некогда, да и невыгодно «опускаться» до обслуживания мелких точек. Таких заказчиков они обслуживают небрежно и медленно. А неполадки в работе любой системы автоматизации – это норма. Поэтому у крупных компаний-продавцов существуют огромные очереди на сервисное обслуживание. Специалиста приходится ждать неделями, а порой и месяцами. Таким образом, владелец при выборе системы автоматизации для своего заведения должен, прежде всего, иметь четкие представления о том, что он от нее ждет, что конкретно он хочет получить.

Надо позаботиться и о том, чтобы выбранная система не ограничивала развитие его ресторанного дела в будущем. Потому что перспективы любого предприятия могут перерасти возможности программы автоматизации, и ее придется заменять или модернизировать. А это потребует не только финансовых затрат, но и эмоциональных, психологических. Потому что для бухгалтерии и других сотрудников переход на новую систему автоматизации равносилен переезду в другую страну, с новыми правилами, законами и требованиями.

Ведущие отечественные системы автоматизации 

R-Keeper

R-Keeper – это лидер на рынке систем автоматизации заведений общественного питания. Разработчиком данной системы является компания UCS. На рынке автоматизации представлена с 1992 года.

Ее основные программные продукты:

Delivery – система управления доставкой готовой продукции.

TimeKeeper – система планирования и учета рабочего времени сотрудников.

R-Keeper StoreHouse – система складского учета.

R-Keeper – система автоматизации деятельности ресторанов. 

«Магия-Ресторан»

Система автоматизации «Магия-Ресторан» появилась на рынке в 1996 году. Разработчиком системы является компания «ИВС». На сегодняшний день на этой системе работают более 700 предприятий общепита на Украине и в России. 

TillyPad

Данная система автоматизации ресторанов была выпущена на рынок 1998 году. TillyPad XL – система нового поколения, которая работает на рынке ресторанного бизнеса с 2008 года. Ее предназначение – контроль за деятельностью сетевых заведений. Тысячи предприятий общественного питания России и стран СНГ работают с этой системой автоматизации. Главный офис компании находится в Санкт-Петербурге. Компания имеет представительство и в Москве. Региональные и дилерские внедренческие центры представлены по всей России. 

«Эксперт»

Разработчиком системы «Эксперт» является компания «АВЕРС технолоджи». Система автоматизации ресторанов «Эксперт» представлена на рынке с 2001 года. 

«РСТъ»

Появилась на рынке ресторанного бизнеса в 2002 году. Основные продукты системы автоматизации «РСТъ»:

«РСТъ:Магнат» – для сетевых предприятий.

«РСТъ:Рестораторъ».

Установлена данная система в более чем 2000 предприятий общепита. 

Z-Cash

Разработчиком системы автоматизации Z-Cash является компания Z-Lab Tech. Это сравнительно молодой продукт, который предназначен только для ресторанов. Данная система автоматизации основана на интранет-технологиях. Требуется ежеквартальная оплата лицензии.

Ближайшие импортные конкуренты 

Компания FIT (France Informatique&Technologie) заявила о выводе на российский рынок системы LEO. Это популярная во Франции система автоматизации ресторанного бизнеса, решение для мобильных терминалов Orderman. 

Данная система автоматизации создана для профессионалов ресторанного бизнеса. Система автоматизированного управления обслуживанием клиентов LEO может применяться для автоматизации: тематических ресторанов, традиционных ресторанов, кафе, столовых и других предприятий общественного питания. Однако главное её преимущество перед остальными иностранными системами – адаптированность к российским реалиям ведения бизнеса. 

Ещё один импортный продукт, на который стоит обратить внимание отечественным бизнесменам – Berg – система учета розлива алкоголя в ресторанах и барах. Berg Company (USA) – производитель автоматизированных систем, являющийся мировым лидером в этой сфере на протяжении 30 лет. Продукция Berg Company представлена в 67 странах мира и используется такими мировыми брендами как Hilton, Marriot, Hard Rock Café, Alfredo’s и др.  

Системы контроля розлива в первую очередь предназначены для борьбы с воровством в барах и направлены на увеличение прибыли владельца заведения. Существует статистика: 30% выручки алкоголя не доходят до кассы, пятая часть напитка, заказанного вами в баре, украдена барменом, а в 50% случаев пиво в вашем бокале является смесью свежего с просроченным, либо более дешевого сорта. Преимущество системы Berg перед другими импортными аналогами заключается в полной интеграции с ведущей российской системой R-Keeper.  

Автоматизация заведения общественного питания любого уровня требует от его владельца быть в курсе всех новинок подобных систем. Ведь рынок этого бизнеса не стоит на месте. Часто случается так, что привычная система быстро устаревает и перестает справляться с новыми задачами. Поэтому лучше всегда смотреть вперед и, по возможности, брать систему «на вырост», предполагающую постоянную модернизацию и предлагающую регулярные обновления. 

Владислав Пермин, специально для Equipnet.ru

 

>>>Хотите обсудить эту статью подробнее? Ждем вас на нашем Форуме<<<

Комментарии

Оставить комментарий с помощью…
  • Equipnet (0)
  • Вконтакте (0)
  • Facebook (0)
Логотип компании
Комментариев пока нет

Вы можете разместить вашу статью в нашей ленте на коммерческой основе
Наш телефон: (495) 983-59-92. E-mail: manager@equipnet.ru

/articles/tech/tech_1265.html 0
Интервью
10.03.2016
 Индукционные плиты: когда выгода покупателя означает и выгоду продавца
СУХОРУКОВ
Михаил
Ведущий менеджер технологического направления
Компания «Деловая Русь»
Что представляет собой рынок продаж индукционного оборудования в эпоху кризиса и с чем на него лучше выходить
Почему доллар будет стоить 50 рублей?
Как зарабатывать по 3 000 000 рублей в месяц?
Где купить станок, который делает деньги?
Ответы на эти и другие вопросы ищи в рассылке EquipNet.ru