CCBot/2.0 (http://commoncrawl.org/faq/)
Новости
17.08.2017
 Медведев подписал стратегию развития машиностроения до 2030 года
Среди главных приоритетов стратегии - насыщение внутреннего рынка современной конкурентоспособной продукцией.
Управление предприятием
09.08.2017
 Какой матрас лучше – с пружинами или без?
Простые ответы на вечные вопросы при выборе спальных принадлежностей.


Главная   Информационные статьи   Индустрия   «Виртуальный секретарь» или как сэкономить на кадрах

«Виртуальный секретарь» или как сэкономить на кадрах

Добавлено: 09.11.2010

«Виртуальный секретарь» или как сэкономить на кадрах

Современные компании часто передают часть бизнес-процессов стороннему подрядчику. Бухгалтерия, перевозки, IT, поиск персонала. Теперь очередь дошла и до секретарей. «Виртуальный секретарь» – стандартная услуга, которую предлагают многие аутсорсинговые call-центры. В описании чаще всего говорится о том, что это идеальное решение для бизнеса с большим потоком входящих звонков, либо для бизнеса, который не требует собственного офиса. Как работает эта услуга и может ли «виртуальный секретарь» заменить обычного сотрудника компании?

Традиционный подход

Чтобы разобраться с эффективностью «виртуального секретаря» необходимо решить для себя: кто может работать секретарем, и какие функции этот человек должен выполнять. Обычно секретарем называют офисного работника с широким кругом обязанностей: от приема телефонных звонков до главного помощника руководителя компании. Однако у большинства людей должностные обязанности секретарш часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на персональном компьютере, как максимум - отвечать на телефонные звонки.

Генеральный директор Союза административных профессионалов (главная организация секретарей в России) Сергей Долгов считает, что для работы секретаря наиболее важными качествами являются ответственность и преданность компании. А функционал секретаря уже давно ушел от простого приема звонков.

Это интересно!

Бизнес на франчайзинге

Миллион — столько стоит начать бизнес в России

Налоги для предпринимателя

Бизнес-идея: производство колбасы

Бизнес-идея: изготовление блинов

Бизнес-идея: производство и продажа кваса

Как составить бизнес-план

Как построить бизнес на трухе

Как самостоятельно зарегистрировать ИП

Самостоятельная регистрация юридического лица

Секреты выбора подержанного оборудования

Франчайзинг: Что? Зачем? Почему?

Аутсорсинг: Что? Зачем? Почему?

Химчистка как бизнес с высоким доходом

Сенсация: доступный бизнес с 300-процентной рентабельностью!

Обзоры рынков

Сергея Долгова поддерживает и главный редактор журналов «Справочник секретаря и офис-менеджера» и «Секретариат в вопросах и ответах» Екатерина Губернская. По ее словам, в современном мире, секретарь - это очень ответственная должность. Порой по важности она сопоставима с уровнем топ-менеджеров компании.

«Здесь речь идет о делегировании полномочий, вопросах заказов услуг, подборе информации, — продолжает она. — Секретарь ищет контакты, собирает совещания, организует мероприятия. Зачастую это люди, которые имеют несколько высших образований, знают иностранные языки».

Кажется, разобрались. От современного секретаря требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность, аккуратность и преданность.

Немного виртуальной истории

Услугу «виртуальный секретарь» придумали не в России. Ушлые американцы ломали голову: как бы сократить количество сотрудников и уменьшить расходы на содержание офиса. В итоге в начале 60-х годов двадцатого века придумали call-центры.

Первыми клиентами стали авиакомпании, которые имели потребность в обработке большого количества вызовов и достаточно ресурсов для приобретения дорогостоящего оборудования. Через десять лет телекоммуникационные компании стали предлагать услугу «виртуального секретаря» в режиме аутсорсинга повсеместно.

Первый в России полнофункциональный сall-центр открыла «Санкт-Петербургская информационная компания», случилось это 5 апреля 2001 года. Время не стоит на месте. Сегодня услугу «виртуального секретаря» предоставляют крупные федеральные call-центры, например, «Билайн Бизнес». Небольшие или региональные операторы, например, «ИнфоСервисТелеком», «КОМпасс», «Конкистадор», Comfortel, Restime, SimPreza, Zebra Telemarketing. Кроме того, бизнес-центры, сдающие небольшие помещения под офис, также предлагают сервис общего секретаря как опцию к договору аренды. Как видите, выбрать есть из чего: и маленькой компании и федеральному холдингу. Было бы желание.

Как это работает и сколько стоит?

Схема довольно простая. Все звонки, поступающие в офис компании, автоматически направляются на операторов сall-центра. Они дают полную информацию по заданному сценарию и соединяют клиентов с филиалами и сотрудниками компании. Причем перевести звонок они могут как на стационарные, так и на мобильные телефоны. Кроме того, они могут отвечать на стандартные вопросы или просто проконсультировать человека.

«Виртуальный секретарь» позволяет снизить затраты на аренду помещения, телефон, компьютер, мебель, зарплату секретаря. Операторы не уходят в отпуск или на обед. Услуга очень полезна как для крупных компаний с большим объемом трафика входящих звонков, так и для начинающих бизнесменов.

Чем виртуальный секретарь отличается от обычного?

• Он работает круглосуточно;
• Он не ходит на обед и не болеет, он всегда отвечает на все входящие звонки;
• У него не бывает плохого настроения, он всегда вежлив;
• Он работает по заданному сценарию;
• Он соединяет только с теми людьми, с которыми Вы хотите разговаривать в настоящий момент;
• Он предоставляет полную детализацию всех звонков в удобном формате.

«Виртуальный секретарь» может обрабатывать почтовую корреспонденцию и доставлять ее с курьером. Еще здесь можно использовать голосовое меню, то есть перед ответом секретаря человек прослушает информацию, которую компания хочет донести до каждого позвонившего.

Удобно? Наверное, да. А еще дешево. Относительно дешево, конечно. Минимальная абонентская плата за самый простой набор услуг составит 10 000 рублей в месяц. Цена зависит от графика работы «виртуального секретаря», количества входящих звонков, переадресации и пр.

Своя рубашка ближе к телу

Чем «виртуальный секретарь» лучше обычного? Или вот так - чем обычный хуже «виртуального»? Наверное, ничем. Их нельзя сравнивать. Нельзя хотя бы потому, что они изначально осуществляют разные функции. Первый обрабатывает звонки и дает справочную информацию. Второй является помощником директора. Его вторыми ушами, глазами и ногами. Скорее они могут дополнять друг друга.

Екатерина Губернская считает, что услуга «виртуальный секретарь» – безусловно, востребована и в дальнейшем получит свое развитие. Но нужно понимать, что эта услуга не для всех. Если компании просто нужно принимать и сортировать входящие звонки – «виртуальный секретарь» может стать первым и главным помощником, однако полностью выполнять обязанности человека на рабочем месте, услуга не в состоянии.

Соглашается с этим и Сергей Долгов: «Виртуальный секретарь не может заменить работника в компании. Но может значительно сэкономить его время. Разгрузить звонки, например. Конечно, если это компания маленькая, когда бухгалтерия отдана на аутсорсинг, а пару человек занимаются бизнесом. Наверное, тогда пользоваться этой услугой даже выгодно. А если мы говорим о крупных компаниях, то «виртуальный секретарь» - это такое дополнение к уже существующему человеку. И если в компании ввести эту услугу – то секретари будут только благодарны, ведь это снизит нагрузку на них».

Поэтому «виртуального секретаря» можно и нужно рассматривать как помощника. Его услугами могут пользоваться как маленькие, так и большие компании. «Виртуальный секретарь» - дань прогрессу. Какими в разное время становились телефон, факс, интернет. Вроде бы мелочь, а без нее уже никуда!


Иван Перминов

>>>Хотите обсудить эту статью подробнее? Ждем вас на нашем Форуме<<<

Комментарии

Оставить комментарий с помощью…
  • Equipnet (0)
  • Вконтакте (0)
  • Facebook (0)
Логотип компании
Комментариев пока нет

Вы можете разместить вашу статью в нашей ленте на коммерческой основе
Наш телефон: (495) 983-59-92. E-mail: manager@equipnet.ru

/articles/power-industry/power-industry_709.html 0
Интервью
03.02.2017
 Как вентиляция и канализация могут сделать вашу жизнь не только удобней, но и богаче
КУРГУЗОВ
Игорь
генеральный директор
ООО «Оборудование Профессионалам»
О том, почему дела с ЖКХ в России обстоят плохо и что с этим делать
Присоединяйтесь, и будьте в курсе!
  • Почему доллар будет стоить 50 рублей?
  • Как зарабатывать по 3 000 000 рублей в месяц?
  • Где купить станок, который делает деньги?
Ответы на эти и другие вопросы ищи в рассылке EquipNet.ru